一般常識・ビジネスマナー
電話対応
☆会社の代表
お客様と初めて関わることの多いのが電話です。
「会社の代表」で取るという気持ちで受け答えしましょう。
☆電話対応で心がけること
- 電話はお待たせしないよう3コール以内に出ます。
- 明るく受け答えしましょう。
- 会社名とお名前を確認し、担当者への引継ぎを正確に。
- いつでもメモが取れるよう準備しておきましょう。
- 会社名など聞き取れなかった際は
『恐れ入りますがもう一度会社名をお伺いしてよろしいでしょうか』など丁寧に確認しましょう。 - 電話で自社の上司の名前には「～さん」などの敬称は付けずに呼びます。
『ただいま、○○(名前)は席をはずしております』など。 - 電話を切るときは掛けてきた方が切ってから切るようにします。
掛けた電話を切る際には指で一度切ってから受話器を置くようにするとガチャという不快音なく静かに切れます。
☆電話を取り継ぎの際の対応
- 取り継ぐ相手が社内にいる場合は「会社名」と「お名前」を伝えて継ぎます。
要件を伺っている場合は要件まで伝えます。 - 取り継ぐ相手が外出や会議の場合は
『申し訳ございません。〇〇は外出しております（会議中でございます）
15時に終わる予定ですが折り返しいたしましょうか』など不在理由と折り返しの有無を確認します。 - 折り返しとなった場合は、電話をしてよい時間帯を確認し、電話番号に間違えがないように復唱するようにしましょう。
取り継ぐ相手にはメモ等で会社名・名前・折り返し時間・電話番号を記しておきます。
☆掛ける際に気を付けること
- 『お世話になっております。私△△会社の〇〇と申します。』と名乗ります。
- 取り継いでほしい方の部署名と名前を正確に伝えます。
- 相手の方が出られたら再度名乗ります。
- 要件は簡潔に分かりやすく伝えるように心がけましょう。